Barbara Kmiecik
Biblioteka Uniwersytetu Opolskiego


Biblioteka Uniwersytetu Opolskiego w czasie pandemii


Mija rok od czasu ogłoszenia pandemii. Koronawirus SARS-CoV-2 dotarł do Polski w marcu 2020 roku. Zamknięte zostały szkoły, uczelnie, sklepy (poza spożywczymi i aptekami), granice państwa. Rzeczywistość epidemiologiczna – dotąd nieznana – w sposób nieunikniony naznaczyła także pracę bibliotek. Wraz ze zmieniającymi się wytycznymi, obostrzeniami, decyzjami podejmowanymi na mocy: przepisów państwowych, rozporządzeń Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, zaleceń Biblioteki Narodowej, dostosowano do nich zarządzenia wewnętrzne Uczelni. Warto przedstawić, jak w tych szczególnych warunkach funkcjonowała biblioteka naukowa – Biblioteka Uniwersytetu Opolskiego.

10 marca 2020 roku, w dniu Święta Uniwersytetu Opolskiego, ogłoszono Zarządzenie Rektora UO o zawieszeniu prowadzonych w toku studiów zajęć. Wówczas dotarła do bibliotekarzy również informacja o planowanym lockdownie instytucji kultury, ośrodków naukowych, miejsc obsługi klientów, urzędów i bibliotek. Wraz z wejściem w życie decyzji o zamknięciu obiektów uniwersyteckich w trybie nadzwyczajnym umożliwiono wypożyczenie bezlimitowe zbiorów bibliotecznych. Zainteresowani i czujni użytkownicy skorzystali z tej możliwości, pozostali liczyli na to, że za 3-4 tygodnie sytuacja wróci do normy i nie zaopatrzyli się w potrzebne do nauki książki. Nikt się wówczas nie spodziewał, że epidemia będzie trwała miesiącami. Codziennie odliczano liczbę przypadków zachorowań, obserwowano współpracowników i oczekiwano wytycznych. Dynamiczna sytuacja generowała rozwiązania nowe, a nawet nowatorskie, co pokrótce zostanie zrelacjonowane.

Decyzja o zamknięciu Biblioteki zmieniła sposób, ale nie ilość czy jakość wykonywanych czynności bibliotecznych i usług. Kontynuowano pracę przy zamkniętych drzwiach. W sytuacji zagrożenia zakażeniem się współpracowników zastosowano tryb pracy zdalnej. Bibliotekarze błyskawicznie podjęli wyzwanie, aby wyodrębnić zespół czynności, które można wykonywać w domu.

W pierwszej kolejności pracę zdalną podjęły osoby katalogujące księgozbiór, gdyż system biblioteczny Aleph umożliwia połączenie ze wskazanym adresem IP komputera w wybranym module. Oczywiście wymagało to od pracowników skonfigurowania prywatnych laptopów czy PC i posiadania łącza internetowego.

Ze względu na wprowadzone normy przebywania osób w zamkniętej przestrzeni w następnym etapie wprowadzono także pracę w systemie hybrydowym – naprzemiennie dyżury stacjonarne oraz pracę zdalną. Zorganizowano część procesów bibliotecznych związanych z gromadzeniem i opracowaniem zbiorów. Wyszukiwano oferty wydawnicze i dokonywano rozeznania rynku, wprowadzano rekordy akcesji, sporządzano monity. W obszarze czasopism, książek i zbiorów specjalnych były prowadzone melioracje opisów katalogowych. W ramach gospodarki zbiorami zbędnymi przesyłano listy dubletowe sporządzane podczas dyżurów stacjonarnych. Z zakresu kontroli księgozbioru uzupełniane były rejestry ubytków i sprawdzana dokumentacja.

W warunkach pracy w systemie hybrydowym intensywnie realizowano usługi z zakresu informacji naukowej. Wykonywano analizy bibliometryczne dla pracowników naukowych, udzielano informacji z zakresu zawartości i dostępności zbiorów elektronicznych oraz sporządzano kwerendy bibliograficzne. Nadal systematycznie ewidencjonowano bieżące i retrospektywne publikacje naukowe w Bazie Wiedzy – uczelnianym repozytorium. Wprowadzano nowe rekordy oraz uzupełniano i aktualizowano już wprowadzone dane. Zgłoszenia wyjątkowo przyjmowano pocztą elektroniczną. W ten sam sposób przesyłano także stosowną dokumentację i pliki publikacji. Teksty opublikowane w wersji tradycyjnej przekazywano do skanowania wewnętrznym transportem. Sprawdzano poprawność naliczonych przez system punktów. W związku z opublikowaniem kolejnego Zarządzenia Rektora UO dotyczącego funkcjonowania Bazy Wiedzy wdrożono nowe zasady i wzory dokumentacji dotyczącej rejestrowania i udostępniania dorobku pracowników naukowych UO. Organizowano szkolenia dla redaktorów, pracowników naukowych oraz wszystkich osób zainteresowanych procesem ewaluacji. Informacje na bieżąco zamieszczano na stronie Biblioteki i rozsyłano do jednostek pocztą elektroniczną.


W czasie pandemii kontynuowano zakup baz specjalistycznych zamawianych przez jednostki Uniwersytetu. Organizowano dostęp do baz testowych i zasobów elektronicznych licencyjnych. Promowano projekty informacyjne związane z popularyzacją badań medycznych dotyczących COVID-19. Sukcesywnie powiększano zdigitalizowane zasoby Platformy Czasopism Uniwersytetu Opolskiego.

Praca przy zamkniętych drzwiach w niektórych bibliotekach specjalistycznych po części wyglądała standardowo, zwłaszcza w odniesieniu do czynności wykonywanych wcześniej zazwyczaj między odwiedzinami czytelników. Można było uporządkować księgozbiór i dokonać selekcji. Był czas na zagospodarowanie przestrzeni tak, aby zmodyfikować bardziej funkcjonalnie układ książek i czasopism oraz wygospodarować więcej miejsca na nowe nabytki. W ramach prac technicznych odświeżano oznaczenia zbiorów i uzupełniano kody kreskowe ułatwiające kolejne skontrum.

Z początkiem maja Biblioteka Główna i trzy biblioteki specjalistyczne uruchomiły wypożyczalnię bez bezpośredniego kontaktu z czytelnikami. Składane elektronicznie zamówienia były realizowane i przygotowywane do odbioru w wyznaczonych punktach.

W jednostkach zorganizowanych w wolnym dostępie do półek na bibliotekarzach spoczywało przygotowywanie książek do wypożyczenia, zarówno z wygenerowanych rewersów, jak i korespondencji e-mail. Udzielano licznych informacji telefonicznych, zwłaszcza w odniesieniu do zbiorów czytelni, których system nie rezerwował elektronicznie. Terminy zwrotów książek były automatycznie przesuwane, aż do momentu ponownego otwarcia Biblioteki, i nie naliczano opłat za przetrzymanie książek.

Wraz z otwarciem Biblioteki 25 maja 2020 roku należało zorganizować pomieszczenia kwarantanny dla książek, które sukcesywnie wpływały. Przechowywanie zasobów przez 10 dni, później 3 dni, wiązało się z wprowadzaniem zmiany statusu egzemplarza, aby następny czytelnik nie mógł przez okres kwarantanny zarezerwować w systemie pozycji do wypożyczenia. Wprowadzanie dodatkowego statusu zbiorów widocznego dla czytelnika przy opisie egzemplarza umożliwiło także informowanie o czasowej niedostępności pozycji.

Pierwsze otwarcie wygenerowało także inne kwestie do rozwiązania. Wyodrębniono przestrzeń dostępną dla użytkowników, zgodnie z wytycznymi sanepidu. Zastosowano dodatkowe środki ochrony: ustawienie osłony z pleksi, zaznaczenie taśmami na podłodze wymaganych odległości pomiędzy kolejnymi użytkownikami. Wyznaczono miejsca zwrotów i wypożyczeń książek. Przeprowadzano na bieżąco dezynfekcję własną i powierzchni użytkowych. Sukcesywnie wietrzono pomieszczenia. Przy wejściach i blatach bibliotecznych umieszczono środki ochrony osobistej. Odgrodzono część czytelnianą i – ku zaskoczeniu czytelników – zamknięto dostęp do komputerów, skanera, kserokopiarki.


Fot. Barbara Kmiecik

Wymuszony nową sytuacją tryb życia bibliotecznego połączony z analizą aktualnych potrzeb użytkowników ulegał kolejnym modyfikacjom. Zmiany wprowadzano wówczas, gdy konieczne było ustalanie zastępstw za kolejne osoby nieobecne z powodu kwarantanny i choroby lub gdy zdecydowano o następnym – listopadowym zamknięciu Biblioteki dla czytelników. Aktualizowane informacje zamieszczano na stronie internetowej i za pośrednictwem mediów społecznościowych. Na życzenie czytelników w dalszym ciągu prolongowano wypożyczenia.

Z początkiem nowego roku akademickiego należało podjąć wyzwanie związane z prowadzeniem szkoleń bibliotecznych on-line. Formalnie i samopomocowo bibliotekarze wyszkolili się w pracy z użyciem programu Microsoft TEAMS i w tym znanym już studentom środowisku przeprowadzono przysposobienia biblioteczne. Dla nowych i okrzepłych już studentów na stronie Biblioteki wprowadzono praktyczne samouczki umożliwiające dokształcenie się w zakresie poruszania się w systemie Aleph, a szczególnie korzystania z bogatych zasobów katalogowych i elektronicznych poprzez PRIMO. Dla nowych studentów wprowadzono możliwość zdalnego zapisu i aktywacji konta bibliotecznego, aby można było korzystać z zamawiania i wypożyczania książek oraz dostępu do zbiorów elektronicznych.

Czas pandemii i związane z nim nowe wyzwania służyły temu, by wdrożyć rozwiązania wcześniej przygotowywane, dla których dotąd zabrakło impulsu. Poszukano także nowych inspiracji. Priorytetem było nieustanne wspieranie procesu dydaktycznego Uczelni oraz zapewnienie dostępu do źródeł naukowych, niezbędnych w przygotowywaniu prac licencjackich, magisterskich, doktoranckich, ale też zaliczeniowych.

Ze względu na brak dostępu do zbiorów czytelni i system studiów on-line wprowadzono usługę bezpłatnego skanowania części publikacji. Studenci i pracownicy mogli zamówić konieczne materiały do celów naukowych. Wykonywanie skanów, liczonych w tysiącach, angażowało osoby przydzielone do obsługi urządzeń skanujących i organizujące realizację zamówień, zarówno w Bibliotece Głównej, jak i bibliotekach specjalistycznych.

Z digitalizacją dokumentów związany był również wprowadzony projekt wspomagający dostęp do koniecznych w procesie kształcenia książek – Wirtualna Czytelnia Biblioteki. W poszczególnych bibliotekach we współpracy z nauczycielami akademickimi wytypowano tytuły, które z zachowaniem praw autorskich udostępniono w wersji cyfrowej na platformie posadowionej na stronie Biblioteki Uniwersytetu Opolskiego. Student, logując się na własne konto, ma możliwość stałego dostępu do potrzebnej publikacji w warunkach domowych. Do Wirtualnej Czytelni na bieżąco można zgłaszać nowe tytuły niezbędne dla większej liczby użytkowników.

Intensywnie realizowane usługi związane z udostępnianiem kopii elektronicznych zaowocowały pomysłem i decyzją o zakupie specjalistycznego nowoczesnego skanera CONE A2M 400 i organizacji pracowni digitalizacji. To nowoczesne rozwiązanie usprawnia wiele koniecznych i nieuchronnych procesów bibliotecznych związanych z bieżącym zapotrzebowaniem, ale też z archiwizacją cyfrową zbiorów bibliotecznych.



Organizacja procesu dydaktycznego Uczelni w systemie zdalnym i związane z tym ograniczenie wizyt w Bibliotece przyczyniło się do sfinalizowania prac związanych z wprowadzeniem usługi płatności elektronicznej w systemie PayU, w przypadku naliczonych opłat za nieterminowy zwrot wypożyczonych książek. Użytkownik samodzielnie może uregulować transakcje, a dopiero w ciągu 72 godzin oddać wypożyczone zbiory lub skontaktować się z biblioteką w celu ustalenia terminu zwrotu, czy prolongaty.

Część życia kulturalnego prowadzona była on-line. Oprócz tradycyjnej formy wystawienniczej również przez biblioteczną stronę można było oglądać wystawę prezentowaną z okazji 100 rocznicy jubileuszu urodzin papieża: Jan Paweł II – droga do świętości, czy doroczne wydarzenie faktograficzne prezentowane w Collegium Maius: Tak minął rok 2019/2020. Obie wystawy wpisały się również w propozycje XVIII Opolskiego Festiwalu Nauki. Bieżące ekspozycje w gablotach ubogacały hol Biblioteki Głównej oraz innych budynków uniwersyteckich.

Sprawozdawczość z okresu pracy Biblioteki w warunkach częściowego zamknięcia pokazała zmniejszone liczby odwiedzin w czytelniach, ale też wzmożoną odpowiedź użytkowników na aktualnie proponowane przez Bibliotekę Uniwersytetu Opolskiego usługi elektroniczne. Jest jednak spora grupa osób, która wyczekuje normalności, tradycyjnego korzystania z bibliotek, wertowania książek przy półkach i uśmiechu nieosłoniętej maseczką twarzy bibliotekarza wyglądającego zza osłony pleksi. Także sami pracownicy liczą na to, że rychło powrócą czytelnicy zaszczepieni… pasją czytania książek.

                                                              

"Bibliotekarz Opolski" jest dostępny na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa - Na tych samych warunkach 3.0 Polska